Úřad pro ochranu osobních údajů

Na základě ustanovení § 5 odst. 1 písm. c) zákona o ochraně osobních údajů je každý správce či zpracovatel osobních údajů povinen zpracovávat pouze přesné osobní údaje a, je li to nezbytné, také zpracovávané údaje aktualizovat. S touto povinností úzce souvisí i povinnost vyjádřená v § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, tedy povinnost uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k jejich zpracování.

Z uvedeného je zřejmé, že každý, kdo zpracovává osobní údaje, musí v závislosti na rozsahu a okolnostech předmětného zpracování přijmout systém opatření, jejichž prostřednictvím zajistí, že nebudou zpracovávány nepřesné či chybné osobní údaje (tj. případné nedostatky v kvalitě údajů budou zjištěny), a dále že nebudou uchovávány osobní údaje, jejichž zpracování již není z hlediska dosažení stanoveného cíle nezbytné.

V této souvislosti je nutno uvést, že zpracováním nepřesných osobních údajů podle § 5 odst. 1 písm. c) zákona o ochraně osobních údajů není pouze zpracování nesprávných údajů vzniklých např. gramatickou chybou, ale i zpracování formálně správných údajů v souvislosti s nesprávnou informací. Např. zpracování přesných identifikačních údajů spolu s informací o tom, že daná osoba je dlužníkem, ačkoli tomu tak ve skutečnosti není. Ve smyslu § 4 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb. je totiž nutno pod pojmem osobní údaj rozumět jakoukoli informaci, kterou je možno vztáhnout ke konkrétní osobě.

Povinnost zpracovávat pouze přesné osobní údaje však neznamená, že je vždy nezbytné zpracovávat jen absolutně správné údaje, neboť nepřesnosti mohou vzniknout již při shromažďování dat od samotných subjektů údajů, z čehož nelze vyvozovat odpovědnost daného správce. Nicméně zákon o ochraně osobních údajů požaduje, aby správce osobních údajů (případně zpracovatel na základě jeho pověření) prováděl, je-li to vzhledem k účelu zpracování nezbytné, také aktualizaci zpracovávaných osobních údajů, tedy nápravu zjištěných nepřesností. Zákon o ochraně osobních údajů správci neukládá, aby prováděl tuto kontrolu správnosti zpracovávaných údajů nepřetržitě, ale ponechává vyhodnocení způsobu vyrovnání se s touto povinností na dotyčném správci (vyhodnocení splnění této povinnosti je pak úkolem Úřadu v kontrolním nebo v sankčním řízení). Opatření směřující ke zjištění zpracování nesprávných osobních údajů jsou tak nezbytná zejména v systémech, jejichž provoz je zcela či do značné míry automatizovaný, a které jsou intenzivně využívány.

Ke zjištění, že jsou zpracovávány nepřesné nebo již nadbytečné osobní údaje, často dochází na základě žádosti samotného subjektu údajů o opravu, doplnění či likvidaci zpracovávaných dat. Je nezbytné uvést, že takové žádosti subjektu údajů (je-li důvodná) je správce na základě § 21 zákona o ochraně osobních údajů povinen vyhovět.

(čj. 10/06/SŘ-OSČ, 13/06/SŘ-OSČ, 31/06/SŘ-OSČ)