Úřad pro ochranu osobních údajů

Veškeré informace týkající se bývalých či současných zaměstnanců účastníka řízení je nutno považovat za osobní údaje ve smyslu § 4 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb. a účastník řízení, jako správce těchto údajů podle § 4 písm. j) citovaného zákona, je ve vztahu k těmto informacím povinen dodržovat povinnosti tímto zákonem stanovené. V daném případě se jedná především o povinnost uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování, a povinnost zpracovávat osobní údaje primárně pouze se souhlasem subjektu údajů a bez tohoto souhlasu pouze v případech uvedených v § 5 odst. 2 písm. a) až g) zákona č. 101/2000 Sb.

Jestliže účastník řízení uchovává v osobním spise pouze ty písemnosti (tedy osobní údaje na nich uvedené), jejichž uchování je stanoveno právními předpisy, tj. v pracovněprávních vztazích zejména předpisy o důchodovém a sociálním zabezpečení, daňovými zákony nebo zákony upravujícími nakládání s rozpočtovými prostředky, jedná se o zpracování v souladu s ustanovením § 5 odst. 2 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb., tedy o zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti účastníka řízení, k němuž není zapotřebí souhlas subjektů údajů. Obdobně i uchování osobních údajů (písemností) z důvodu probíhajících, popř. reálně, v dohledné době hrozících soudních a jiných sporů, lze považovat za zpracování v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., konkrétně s ustanovením § 5 odst. 2 písm. e) tohoto zákona, k němuž také není třeba disponovat souhlasem dotčených subjektů údajů.

Co se týče doby uchování osobních údajů, tedy plnění povinnosti podle § 5 odst. 1 písm. e) zákona č. 101/2000 Sb., jsou uchovací lhůty dat zpracovávaných za účelem splnění právní povinnosti správce osobních údajů obvykle stanoveny právním předpisem, který danou povinnost správci ukládá (např. při uchování mzdových listů nebo evidenčních listů důchodového pojištění). Překročení této doby není z hlediska zákona č. 101/2000 Sb. možné bez souhlasu subjektů údajů. Není-li doba uchování osobních údajů stanovena, je správce osobních údajů oprávněn uchovávat údaje pouze po dobu, po kterou trvá daná povinnost nebo právní vztah, popř. po jejich skončení po dobu nezbytnou pro vypořádání vzájemných práv a povinností. Správce je v tomto případě na základě zákona č. 101/2000 Sb. povinen uchovací dobu sám určit a za toto své rozhodnutí nese odpovědnost podle citovaného zákona.

Dobu uchování osobních údajů zpracovávaných za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů správce osobních údajů [tedy podle § 5 odst. 2 písm. e) zákona č. 101/2000 Sb.] však nelze stanovit pouze s odkazem na obecné promlčecí či prekluzívní lhůty, pokud již neprobíhá např. soudní či jiné řízení, anebo pokud není důvodné takové řízení předpokládat. V této souvislosti je nutné dále zmínit, že na základě § 5 odst. 1 písm. d) zákona č. 101/2000 Sb. je nutné i v případě, kdy je uvedené uchování osobních údajů důvodné, uchovat vždy pouze minimální rozsah osobních údajů, který ještě postačí k naplnění sledovaného účelu. V oblasti pracovněprávních vztahů, a to jak v jejich průběhu, tak po skončení, může zaměstnavatel do značné míry omezit zpracování osobních údajů na zvláštními zákony vymezený okruh dat a stanovené uchovací doby, neboť tyto jsou dostačující pro plnění veškerých práv a povinností, a to i pro případ sporů následujících po skončení pracovního poměru.
( čj. SKO-2077/07 )