Úřad pro ochranu osobních údajů

V souvislosti s výkonem správy domu, ať již ve vlastnictví společenství vlastníků jednotek nebo družstva, dochází vždy ke zpracování osobních údajů obyvatel domu. Tyto údaje jsou nezbytné pro řádný výkon správy domu, jako je např. správa fondu oprav nebo rozúčtování společných nákladů. Toto zpracování může provádět jak vlastník nemovitosti sám, v pozici správce osobních údajů, nebo lze výkonem této činnosti pověřit jiný subjekt, který potom jedná v roli zpracovatele osobních údajů. Odpovědnost za zpracování osobních údajů nese primárně správce ve smyslu § 4 písm. j) zákona o ochraně osobních údajů, v případě překročení či nedodržení stanovených podmínek zpracování však také (anebo pouze) zpracovatel [viz § 4 písm. k) tohoto zákona].

Při zpracování osobních údajů shromážděných při výkonu správy domu je vždy nutné dbát zejména na dodržení zásady účelnosti zpracování vyjádřené v § 5 odst. 1 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů, tedy využívat tyto údaje skutečně jen k účelu, k němuž byly shromážděny. Vybočením z této zásady, a tedy porušením povinnosti při zpracovávání osobních údajů, může být i zveřejnění osobních údajů např. v souvislosti s existencí dluhu vůči majiteli či správci nemovitosti na místě přístupném i jiným osobám, než které jsou z titulu svého členství ve společenství vlastníků jednotek nebo družstvu oprávněny takové informace obdržet.

V domech, kde je část obyvatel vlastníky jednotek či družstevníky a část nájemníky těchto subjektů, je pro náležité plnění povinností stanovených zákonem o ochraně osobních údajů při správě domu velmi podstatné rozlišování postavení jednotlivých obyvatel domu. Informace (včetně osobních údajů), na něž mají nárok spoluvlastníci domu, tedy osoby podílející se finančně např. na správě společných prostor nebo na opravách, není možné automaticky zpřístupnit všem, kteří v daném domě bydlí, bez rozdílu. Např. sdělení, že určitý spoluvlastník nebo družstevník dluží na poplatcích do fondu oprav nebo kolik přispěl na realizovanou rekonstrukci domu, lze sdělit ostatním spoluvlastníkům a družstevníkům, nikoli ale nájemníkům, naopak informace týkající se nájemníků lze, v přiměřené míře, zpřístupnit ostatním spoluvlastníkům nemovitosti (neboť např. počet osob v domácnosti hraje roli při správě celého domu), ale již ne ostatním nájemníkům.

Současně lze konstatovat, že i v případě, kdyby všichni obyvatelé domu byli vlastníky jednotek nebo členy družstva, není vhodné informaci obsahující osobní údaje umístit ve veřejně přístupných částech domu (a to i zamčeného), neboť nelze zajistit, že nebude takto zpřístupněna jiným osobám, např. návštěvám.

(čj. 2/06/SŘ-OSČ, 5/06/SŘ-OSČ, 33/06/SŘ-OSČ)