Úřad pro ochranu osobních údajů

Zaměstnavatel může zpracovávat osobní údaje svých zaměstnanců bez jejich souhlasu pouze za účelem dodržení svých právních povinností uložených mu zvláštními zákony. Pokud zpracovává jejich osobní údaje k jinému účelu, než ukládají zvláštní zákony, pak je k takovému zpracování nutný souhlas subjektu údajů, kterým je nutno rozumět souhlas ve smyslu § 4 písm. n) zákona č. 101/2000 Sb., tj. svobodný a vědomý projev vůle subjektu údajů resp. nositele rodného čísla, jehož obsahem je jeho svolení se zpracováním daného osobního údaje ke konkrétnímu účelu.

Ze spisového materiálu však vyplývá, že jméno, příjmení a rodné číslo stěžovatelky bylo využito na pověření bez jejího souhlasu. K vyjádření účastníka řízení lze konstatovat, že to, že zaměstnanec ví, že bylo vystaveno hromadné pověření obsahující rodná čísla i na jeho jméno a jak a proč je s ním dále nakládáno (o čemž jsou zaměstnanci školeni a informováni na pracovních školeních svého oddělení), nelze považovat za vyslovení souhlasu ve smyslu § 4 písm. n) zákona č. 101/2000 Sb., tj. za svobodný a vědomý projev vůle nositele rodného čísla. Takovým souhlasem není ani vědomí zaměstnanců o skutečnostech na pověření uvedených a o veškerých souvislostech nakládání a používání tohoto pověření a tedy i údajů uvedených na tomto dokumentu, ani podpis tohoto pověření, když navíc lze z vyjádření účastníka řízení dovodit, že souhlasem zaměstnance byl podmiňován výkon zaměstnání resp. dané činnosti v rámci zaměstnání, i když právní předpisy uvádění rodného čísla zaměstnance jednajícího za účastníka řízení při právních úkonech spojených s řízením o povolení vkladu zástavního práva či s jeho výmazem z katastru nemovitostí nevyžadují. K tomu lze také konstatovat, že i pokud by existoval souhlas zaměstnance se zpřístupněním jeho osobních údajů, vztahoval by se na tento případ konstantní názor Pracovní skupiny pro ochranu jednotlivců v souvislosti se zpracováním osobních údajů, jako poradního orgánu zřízeného podle čl. 29 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995, o ochraně jednotlivců v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, vyjádřený mj. i ve stanovisku č. 8/2001 ze dne 13. září 2001, týkající se zpracování osobních údajů v pracovněprávních vztazích, že zpracování osobních údajů v rámci pracovněprávních vztahů na základě souhlasu by se mělo omezit zásadně na situace, kdy má zaměstnanec skutečně svobodnou volbu s postupem zaměstnavatele nesouhlasit a možnost následně svůj souhlas odvolat, a to bez jakýchkoli následků. V situaci, kdy je zaměstnanec žádán o poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů, přičemž ale existuje riziko jakékoli újmy v případě odmítnutí souhlasu, nelze ani udělený souhlas považovat za platný právní úkon.

K vyjádření účastníka o souhlasu stěžovatelky a novém textu souhlasu, kde je uvedeno explicitně také rodné číslo, lze konstatovat, že v obou těchto souhlasech subjekty údajů souhlasí se zpracováním osobních údajů k účelům tam uvedeným, nikoliv k využití na pověřeních sloužících k podepisování smluv o zřízení zástavního práva k nemovitostem, návrhů na zahájení řízení o povolení vkladu zástavního práva účastníka řízení a veškerých právních úkonů spojených s řízením o povolení vkladu zástavního práva do katastru nemovitostí. Dále lze konstatovat, že účastník řízení také nevyvrátil stěžovatelkou uváděnou skutečnost, že používal pověření s jejím rodným číslem i po skončení jejího pracovního poměru, ale naopak z jeho vyjádření vyplývá, že takový stav, kdy na pověření jsou osobní údaje osob, které již nejsou jeho zaměstnanci, je s ohledem na frekvenci aktualizací údajů v pověření pravidlem. (zn. 56/06/SŘ)