Na základě podnětu provedl Úřad kontrolu, jejímž předmětem bylo zpracování osobních údajů bývalých zaměstnanců společnosti, se zaměřením na předání a využívání elektronické komunikace.
Dle sdělení podatele společnost po ukončení pracovního poměru zaměstnance nezruší e-mailovou adresu a schránku a nadále přistupuje do jeho poštovní schránky. Tímto jednáním porušuje soukromí bývalých zaměstnanců.
Kontrolující zjistili, že využívání poštovní e-mailové adresy a schránky je u kontrolované osoby upraveno vnitřními předpisy. Dále bylo zjištěno, že společnost má nastavena bezpečnostní opatření vztahující se k integritě e-mailového serveru a jednotlivých schránek v souladu s čl. 24 a čl. 32 nařízení (EU) 2016/679.
Kontrolovaná osoba zajišťuje logování všech přístupů do e-mailových schránek a případné incidenty šetří a dokumentuje. V případě ukončení pracovního poměru je elektronická adresa ponechána po dobu tří měsíců, přístup bývalého zaměstnance je zrušen a je nastavena automatická odpověď odesílateli zprávy, obsahující informace o zrušení účtu a o novém kontaktu. Kontrolující neprokázali kontrolované osobě porušení povinností uložených jí jako správci osobních údajů dle čl. 30 a čl. 32 nařízení (EU) 2016/679.
Úřad v souvislosti s předmětným zpracováním osobních údajů nezjistil porušení nařízení (EU) 2016/679.
Kontrolu řídila inspektorka PaeDr. Jana Rybínová.
Doporučení:
Přístup zaměstnavatele do e-mailové schránky bývalých zaměstnanců bez jejich souhlasu není zpravidla oprávněným přístupem. V případě, že zaměstnanec ve společnosti již nepracuje, je vhodné nastavit automatickou informativní odpověď, respektive žádost o zaslání zprávy na jinou e mailovou adresu.
