Vyjma specifického institutu předchozích konzultací (dle čl. 36 obecného nařízení)
nemá Úřad pro ochranu osobních údajů coby dozorový úřad stanovenu přímou konzultační roli při zavádění procesů zpracování údajů u správců a zpracovatelů. V rámci svých možností poskytuje v některých případech, které nejsou ve střetu s následnou kontrolní působností Úřadu, i nadále konzultace.
Pověřencům, resp. správcům či zpracovatelům, lze doporučit při žádostech o konzultace adresovaných Úřadu dodržovat následující postup:
- Identifikujte a analyzujte problém, blíže popište situaci a uveďte základní parametry příslušného zpracování.
- Zpracujte návrhy řešení podstatných identifikovaných problémů. Řešení formulujte nejen s využitím ustanovení obecného nařízení, ale také podle relevantních zvláštních právních předpisů upravujících konkrétní zpracování.
- Uveďte označení a adresu správce a zpracovatele zapojených do zpracování a popište jejich roli a úkoly a doložte jejich vzájemný, např. smluvní vztah.
- Nejste-li správcem nebo pověřencem, doložte pověření, že jste oprávněn/-na za tyto osoby v rámci konzultace jednat.
- Předložte relevantní dokumenty a informace, které jsou nutné k posouzení zpracování v kontextu činnosti správce.
