Úřad pro ochranu osobních údajů


International


Vyhledávání

 

GDPR telefonní linka

Základní odkazy


Cesta: Titulní stránka

 

Stanovisko č. 11/2012 – Ke zveřejňování osobních údajů obcí – informováním o návrhu programu jednání zastupitelstva obce a o záměru disponovat majetkem obce

 

Odkazy


 
 

březen 2012 (původně K problémům z praxe č. 1/2010)

 

Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) se v souvislosti s výkonem svých dozorových kompetencí opakovaně setkává s otázkou zveřejňování osobních údajů v rámci činností obcí, ať již v oblasti přenesené, nebo samostatné působnosti. Dostát na jedné straně požadavkům na transparentní výkon veřejné správy a samosprávy a současně na straně druhé respektovat právo na soukromí dotčených osob může být ve změti právních předpisů nesnadný úkol. Úřad proto prostřednictvím tohoto textu přináší svůj názor na jednu z dílčích otázek problematiky informování veřejnosti o činnosti obce – postup dle § 39 a § 93 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, ve vztahu k požadavkům zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“).

 

Informování o návrhu programu jednání zastupitelstva obce

Ustanovení § 93 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb.1 ukládá obecnímu úřadu povinnost informovat alespoň 7 dní před zasedáním zastupitelstva obce o místě, době a navrženém programu připravovaného zasedání. Tuto informaci je třeba vyvěsit na úřední desce obecního úřadu (tj. na základě § 26 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, také na dálkově přístupné úřední desce na webových stránkách obce). Případně lze informaci o navrhovaném programu uveřejnit ještě jiným, v místě obvyklým způsobem.

     Je nepochybné, že velmi často budou na jednání zastupitelstva obce diskutovány otázky týkající se konkrétních fyzických osob a nedílnou součástí takového jednání tedy budou osobní údaje,2 jejichž ochrana podléhá zákonu o ochraně osobních údajů. Taková situace nastane v podstatě vždy, když se fyzická osoba obrátí na obec s žádostí či stížností spadající do působnosti zastupitelstva obce. S ohledem na obecné zásady správního práva je třeba, aby se takový žadatel či stěžovatel ve svém podání náležitě identifikoval – tím získají veškeré informace, které z podání o jeho osobě vyplývají, charakter osobních údajů.

     Jedním ze základních principů, kterými se zpracování osobních údajů dle zákona o ochraně osobních údajů řídí, je požadavek na právní titul; jinými slovy jakékoli zpracování dat musí mít svůj opodstatněný, zákonem předvídaný důvod. Primárním právním titulem je (s odkazem na fakt, že osobní údaje jsou „majetkem“ každého jednotlivce, který by především měl mít možnost jimi disponovat) souhlas subjektu údajů – tedy oné dotčené fyzické osoby. Dále pak zákon o ochraně osobních údajů výslovně upravuje situace, kdy souhlas ke zpracování osobních údajů zapotřebí není. Vzhledem k tomu, že spoléhat při výkonu činností obce na souhlas osob se zpracováním jejich osobních údajů by přinášelo řadu praktických problémů, je na místě postupovat spíše tak, aby souhlas zapotřebí nebyl, tedy v souladu s některou z výjimek upravených v § 5 odst. 2 písm. a)–g) zákona o ochraně osobních údajů.3 Jedna ze situací, kdy lze osobní údaje zpracovávat i bez souhlasu dotčené osoby, a která se posuzované problematiky týká nejvíce, nastává ve chvíli, kdy je zpracování určitých osobních údajů nezbytné pro splnění zákonem stanovené povinnosti [viz § 5 odst. 2 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů].

     Jak je uvedeno výše, je informování o návrhu programu jednání zastupitelstva zákonem uloženou povinností. Nicméně smyslem této povinnosti je dle Úřadu informování o činnosti a záměrech obce, tj. o věci, která bude projednána, nikoli o osobách, kterých se věc může týkat. Ustanovení § 93 zákona č. 128/2000 Sb. také výslovně povinnost zveřejňovat informace o navrženém programu včetně osobních údajů těch, kterých se týkají projednávané věci, nestanoví. V takové situaci je třeba dospět k závěru, že citovaným ustanovením zákona o ochraně osobních údajů požadovaná nezbytnost zpracování (zveřejnění) osobních údajů zde dána není.

     V souladu s platnou právní úpravou je tak dle Úřadu postup, kdy v rámci návrhu programu je v případě, že se daný bod týká konkrétní fyzické osoby, uveden buď pouze popis věci bez informací o konkrétní osobě (např. návrh na prodej – blíže specifikovaného – městského pozemku dosavadnímu nájemci), anebo uvedení iniciál jména a příjmení a obce bydliště dotčené osoby (např. návrh na prodej – blíže specifikovaného – městského pozemku dosavadnímu nájemci J. K., Šumperk).

     V této souvislosti je třeba uvést, že forma, jakou je návrh programu zveřejňován, není z hlediska zákona o ochraně osobních údajů rozhodující. Uvedené požadavky platí stejně v případě, kdy je zveřejňován standardní návrh programu, jako v případě, kdy je např. zveřejněna předmětná žádost či stížnost jako taková (tj. naskenovaný dokument). Vždy je třeba docílit, aby ze zveřejněných informací nebyla zřejmá identita konkrétní fyzické osoby.

     Veškeré informace (včetně osobních údajů) je samozřejmě možné prezentovat při samotném jednání zastupitelstva. Tento odlišný postup je dán tím, že ve fázi zveřejnění návrhu programu jednání dochází ke zpřístupnění všech informací neomezenému okruhu osob (zejména prostřednictvím internetu), tedy i osobám ve věci naprosto nezainteresovaným, zatímco zveřejnění úplných informací o činnosti obce při jednání zastupitelstva je nezbytným předpokladem žádoucího veřejného výkonu veřejné správy a samosprávy.

 

Informování o záměru disponovat majetkem obce

Nakládání obce s nemovitým majetkem je další ze situací, kdy může docházet ke zpracování osobních údajů. Ustanovení § 39 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb.4 ukládá obci povinnost zveřejnit záměr obce disponovat nemovitým majetkem nejméně 15 dnů před rozhodnutím příslušného orgánu obce. Také tuto informaci je nutno vyvěsit na úřední desce obecního úřadu (tj. i na internetu), případně lze záměr zveřejnit také jiným, v místě obvyklým způsobem.

     V situaci, kdy je již ve fázi obdobného záměru zřejmé, komu by měla být předmětná nemovitost prodána či pronajata, vyvstává opět otázka zveřejnění osobních údajů tohoto zájemce (jedná-li se o fyzickou osobu).

     S ohledem na podobnost této situace s postupem dle § 93 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb. lze v otázce zveřejňování osobních údajů v rámci informace o záměru ve smyslu § 39 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb. zcela odkázat na výše uvedené závěry. Také v tomto případě tady platí, že je na místě uvést buď pouze popis věci bez informací o konkrétní osobě, anebo uvést iniciály jména a příjmení a obce bydliště dotčené osoby.

 

Závěr

Závěrem lze uvést, že v obou výše uvedených situacích lze osobní údaje zveřejnit pouze se souhlasem dotčených osob (subjektů údajů). Takový souhlas musí naplnit požadavky uvedené v § 4 písm. n) a § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů, z nichž je třeba zejména zdůraznit povinnost poskytnout již při sběru nebo shromažďování osobních údajů informace o základních parametrech zamýšleného zpracování – v daném případě tedy včetně záměru údaje zveřejnit. Povinnost informovat o způsobu zpracování vyplývá v tomto případě také z § 11 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů. Je třeba si uvědomit, že udělení souhlasu se zveřejněním osobních údajů není povinností subjektu údajů (žadatele, smluvního partnera či stěžovatele), ani podmínkou pro uplatnění a vyřízení jeho podnětu či žádosti. V některých případech tak obec souhlas získá, v jiných se to však dá očekávat jen obtížně. Obec proto musí vždy nejdříve zvážit veškeré postupy při zpracování osobních údajů a porovnat veřejný zájem na způsobu a formě projednávání jednotlivých obecních záležitostí s právem na ochranu osobních údajů jednotlivce. Z hlediska Úřadu je vždy vhodnější informování široké veřejnosti pouze o povaze projednávané věci v anonymizované podobě, jak bylo uvedeno výše.

 


Poznámka:

1 A obdobně § 42 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů, resp. § 60 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů.

2 Dle § 4 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů se osobním údajem rozumí jakákoli informace týkající se konkrétní fyzické osoby (tedy nejen identifikační údaje jako jméno, příjmení, adresa či rodné číslo, ale např. také informace o tom, že určitá osoba kupuje od obce byt anebo získala cenu udělovanou obcí).

3 Pro zvláštní kategorii citlivých údajů – definovaných v § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů – jsou výjimky upraveny v § 9 tohoto zákona.

4 A obdobně § 18 krajského zřízení, resp. § 36 zákona o hlavním městě Praze.

 

Odkazy


 
Zodpovídá: PhDr. David Pavlát
Vytvořeno / změněno: 21.3.2013 / 21.3.2013

 
 
 

Nacházíte se v módu "Bez grafiky", takže vidíte tuto stránku bez zdobné grafiky a pokročilého formátování. Pokud váš prohlížeč podporuje CSS2, můžete se přepnout do grafického módu.


Copyright © 2013 Úřad pro ochranu osobních údajů. Všechna práva vyhrazena.
web & design , redakční systém