Úřad pro ochranu osobních údajů


International


Vyhledávání

 

Základní odkazy


Cesta: Titulní stránka

 

Stanovisko č. 2/2002 - Zpracování osobních údajů v souvislosti s činností knihovny

 

Odkazy


 
 

srpen 2002, aktualizováno listopad 2005, revize srpen 2009

Úvod

Právní úprava zpracovávání osobních údajů v souvislosti s činností knihovny vychází ze zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), ve znění pozdějších předpisů. Knihovní zákon je ve vztahu k zákonu č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“) zákonem zvláštním. Zpracování osobních údajů čtenářů v evidenci knihovny však není knihovním zákonem výslovně upraveno, je proto nutno při posuzování tohoto zpracování vycházet ze zákona o ochraně osobních údajů.

 

Odůvodnění

Ke zpracování osobních údajů je podle § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů zásadně nutný souhlas subjektu údajů. Bez tohoto souhlasu může správce zpracovávat osobní údaje, jen pokud je splněn některý z předpokladů § 5 odst. 2 písm. a) až g) tohoto zákona. Při vedení evidence uživatelů knihovny může přicházet v úvahu aplikace výjimky podle písm. b) a e) citovaného ustanovení, tedy „jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů“, resp. „pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce“. Knihovna má totiž právo i zákonem stanovenou povinnost chránit svůj knihovní fond a vztah knihovny s uživatelem knihovny při uskutečnění výpůjčky má smluvní povahu. Jestliže je tedy vedena evidence uživatelů knihovny pouze podle aktuálních výpůjček, mohou se na takové zpracování osobních údajů uvedené výjimky vztahovat.

     V souvislosti s evidencí uživatelů knihoven je na místě dále zmínit § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, který stanoví povinnost správce (knihovny) uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování, přičemž tato doba v případě aplikace shora uvedených výjimek pro zpracování osobních údajů končí vrácením zapůjčeného a nepoškozeného knihovního dokumentu (knihy, videokazety apod.), případně úkonem, při němž je zkontrolováno, zda byl vrácen nepoškozený, resp. v takovém stavu, v jakém byl zapůjčen. Zpracování osobních dat (ve vztahu ke konkrétní výpůjčce) by mělo být tímto okamžikem ukončeno likvidací identifikačních údajů čtenáře s tím, že dále mohou být zpracovávány pouze statistické údaje o uskutečněné výpůjčce z knihovního fondu. Při stanovení doby uchování osobních údajů o výpůjčkách je třeba vycházet ze skutečnosti, že každé poškození knihovního dokumentu je třeba zjistit bezprostředně po jeho vrácení uživatelem, resp. převzetí knihovnou. Pozdější zjištění poškození, např. oznámením dalšího vypůjčitele, je z hlediska § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů irelevantní.

     K určení fyzické osoby (uživatele knihovny) postačuje jméno, příjmení, datum narození a adresa trvalého pobytu; tím je podle názoru Úřadu, spolu s evidenčním číslem knihovny (číslo průkazu), dán rozsah identifikačních údajů nezbytných k účelu vedení evidence uživatelů knihovny.

     Podle dosavadních zkušeností Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) jsou evidence uživatelů knihoven zpravidla vedeny jako evidence stálé a jsou v nich tedy trvale uchovávány i osobní údaje čtenářů, kteří aktuálně nemají zapůjčen žádný knihovní dokument. Identifikační údaje subjektu údajů – čtenářů jsou v knihovně, a to více než jinde, přímým klíčem k dalším osobním údajům, o nichž mohou vypovídat identifikační údaje vypůjčených dokumentů, zejména názvy vypůjčených dokumentů nebo jejich registrační čísla umožňující dohledání popisných údajů výpůjčky. Podle známého rčení „Řekni mi, co čteš, a já ti řeknu, kdo jsi“ poskytuje takový seznam výpůjček za delší časové období přehled o zájmech a zaměření konkrétního čtenáře a vytváří jeho více či méně podrobný obraz. Některé záznamy o výpůjčkách dokonce mohou vypovídat o skutečnostech, které by mohly být zpracovány jako citlivé údaje. Například pravidelné výpůjčky knih určitého filozofického nebo náboženského směru mohou vypovídat o tom, že sám čtenář je stejného filozofického nebo náboženského přesvědčení, a podle toho k němu může být přistupováno, i když důvody těchto výpůjček mohou být samozřejmě jiné – studijní, publicistické nebo vědecké. I s ohledem na tuto skutečnost je třeba mít k vedení stálé evidence uživatelů knihovny, která obsahuje jejich osobní údaje vypovídající o uskutečněných výpůjčkách, předchozí souhlas uživatele knihovny jako subjektu údajů. V tomto případě se tedy – na rozdíl od výše popsaného případu – neuplatní žádná z výjimek podle § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů. Při získávání souhlasu, které musí vždy předcházet zahájení zpracování údajů konkrétního čtenáře, musí knihovna poskytnout uživateli knihovny informace podle § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů. Současně je nezbytné, aby knihovna jako správce osobních údajů plnila i ostatní povinnosti stanovené zákonem o ochraně osobních údajů, zejména pak povinnost určit účel, k němuž mají být osobní údaje zpracovány (viz § 5 odst. 1 písm. a) tohoto zákona). V průběhu celého zpracování má knihovna také informační povinnost vůči uživateli knihovny v rozsahu, jak je zákonem o ochraně osobních údajů vymezena v § 11 odst. 1 a 2.

     Hodlá-li knihovna namísto data narození uživatele knihovny zpracovávat jako identifikační údaj rodné číslo, je třeba vyjít ze skutečnosti, že rodné číslo požívá zvláštní právní ochrany podle zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů. Bez souhlasu nositele rodného čísla nebo jeho zákonného zástupce je možné požadovat rodné číslo a dále je využívat jen v rámci výkonu agendy některých státních orgánů a v těch případech, kdy příslušné zákony jeho zpracování výslovně stanoví (viz § 13c odst. 1 zákona o evidenci obyvatel). Pro vedení evidence uživatelů knihoven není využívání rodného čísla zákonem uloženo a k využívání rodných čísel uživatelů je proto nezbytný jejich souhlas podle § 13c odst. 1 písm. c) zákona o evidenci obyvatel, který je vzhledem k účelu shromažďování rodných čísel také souhlasem se zpracováním rodného čísla jako osobního údaje, tedy souhlasem podle § 5 odst. 2 a 4 zákona o ochraně osobních údajů. Při shromažďování osobních údajů pro vedení evidence uživatelů musejí být subjektu údajů, jak bylo výše uvedeno, poskytnuty informace podle § 11 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů, přičemž je třeba zdůraznit, že v souladu s § 11 odst. 2 tohoto zákona musí být subjekt údajů informován také o tom, že poskytnutí rodného čísla je dobrovolné.

     Oznamovací povinnost podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů při zpracování evidence uživatelů knihovny se podle ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) tohoto zákona nevztahuje na zpracování osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo jestliže je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. Pokud je tedy vedena pouze evidence výpůjček, obsahující identifikační a kontaktní údaje uživatelů knihovny, a záznamy o výpůjčkách jsou v ní uchovávány pouze po dobu trvání prezenční nebo absenční výpůjčky, jsou naplněny podmínky citované výjimky z oznamovací povinnosti. Knihovní zákon totiž provozovateli knihovny ukládá povinnost zajistit ochranu knihovního fondu před odcizením a poškozením a osobní údaje uživatele jsou tak až do vrácení vypůjčených dokumentů zapotřebí pro uplatnění práv a povinností vyplývajících knihovně ze zvláštního zákona. Jestliže však je vedena stálá evidence uživatelů, včetně údajů o všech výpůjčkách, popř. dalších informací, důvod pro výjimku z oznamovací povinnosti dán není, a to bez ohledu na formu vedení takové evidence a na rozsah zpracovávaných osobních údajů.

     Stejná východiska se analogicky použijí na další veřejné knihovnické a informační služby, tedy na:

a)    zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovního fondu knihovny nebo prostřednictvím meziknihovních služeb z knihovního fondu jiné knihovny,

b)    poskytování ústních bibliografických, referenčních a faktografických informací a rešerší,

c)    zprostředkování informací z vnějších informačních zdrojů, zejména informací ze státní správy a samosprávy,

d)    umožnění přístupu k vnějším informačním zdrojům, ke kterým má knihovna bezplatný přístup, pomocí telekomunikačního zařízení.

     U všech služeb je třeba vycházet ze skutečnosti, zda jsou dány důvody pro zpracování osobních údajů. Obecně platí, že okamžikem, v němž je založen důvod ke zpracování osobních údajů, je (s přihlédnutím k ustanovení § 4 odst. 2 knihovního zákona) nejdříve okamžik uplatnění požadavku uživatele na poskytnutí služby zpřístupněním dokumentu nebo poskytnutím plnění podle ustanovení § 4 odst. 1 písm. b) a c) knihovního zákona a nejpozději okamžik poskytnutí vlastního plnění, tj. poskytnutí požadovaného dokumentu. Popsané přístupy plně pokrývají také potřeby poskytování služeb, u nichž je knihovním zákonem stanovena výjimka ze zásady bezplatného poskytování. Žádný právní předpis neukládá knihovně zpracovávat v této souvislosti osobní údaje uživatelů.

 

Závěr

Stanovení rozsahu osobních údajů uživatelů knihoven shromažďovaných nejčastěji prostřednictvím formuláře přihlášky nebo žádanky je možné vázat pouze na účel poskytování služeb. V případě, že uživatel při této příležitosti předem volí výběrem pouze některé z nabízených služeb, lze přizpůsobit provedení formuláře tak, aby nebyly požadovány údaje, které nejsou pro poskytování zvolených služeb potřebné, popř. aby uživateli byly poskytnuty jednoznačné informace a pokyny. Spojování identifikačních a kontaktních údajů uživatelů knihovních služeb s dalšími údaji o uživatelích (typicky právě o charakteru či obsahu výpůjček) není v souladu se zásadami ochrany osobních údajů, a to bez ohledu na subjektivní odůvodnění takového shromažďování knihovnou. Další údaje mohou být zjišťovány výhradně anonymně nebo se souhlasem uživatelů dle zákona o ochraně osobních údajů. Zpřístupnění veřejných knihovnických a informačních služeb poskytovaných podle knihovního zákona nelze vázat na poskytnutí dalších osobních údajů, které musí být vždy dobrovolné. Zásady pro vedení evidence uživatelů knihoven lze přiměřeně použít také na vedení evidence uživatelů a výpůjček v knihovnách provozovaných na základě živnostenského oprávnění a ve videopůjčovnách a jiných podobných zařízeních.

 
Zodpovídá: PhDr. David Pavlát
Vytvořeno / změněno: 21.3.2013 / 21.3.2013

 
 
 

Nacházíte se v módu "Bez grafiky", takže vidíte tuto stránku bez zdobné grafiky a pokročilého formátování. Pokud váš prohlížeč podporuje CSS2, můžete se přepnout do grafického módu.


Copyright © 2013 Úřad pro ochranu osobních údajů. Všechna práva vyhrazena.
web & design , redakční systém