Úřad pro ochranu osobních údajů

květen 2006, poslední revize červenec 2014[1]

Právním řádem ČR nejsou výslovně upraveny dvě otázky zásadního významu, které se vztahují k zpřístupňování osobních údajů při provádění různých druhů kontrol, a to zda je kontrolovaný subjekt povinen kontrolním orgánům osobní údaje poskytnout bez souhlasu subjektu údajů a pokud ano, v jakém rozsahu.

     Právní předpisy regulující oblast kontroly přiznávají kontrolním orgánům široká oprávnění v oblasti přístupu k údajům, informacím i dokumentům kontrolovaného subjektu. Základním právním předpisem upravujícím tato oprávnění je zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád). Podle § 8 písm. c) tohoto zákona jsou kontrolující při provádění kontroly oprávněni požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu kontroly nebo k činnosti kontrolované osoby a v odůvodněných případech může kontrolující také zajišťovat originální podklady. Podle písm. f) téhož paragrafu může kontrolující vyžadovat od kontrolované osoby a povinné osoby další součinnost potřebnou k výkonu kontroly. V souvislosti s kontrolou zaměřenou např. na hospodaření kontrolované osoby může být tedy požadavek kontrolních pracovníků na poskytnutí informací a dokladů obsahujících i osobní údaje považován za adekvátní jejich povinnosti zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu kontroly a v závislosti na povaze kontroly doložit kontrolní zjištění potřebnými podklady, uložené ustanovením § 9 písm. a) zákona č. 255/2012 Sb. Využití rodných čísel je pak umožněno ustanovením § 13c odst. 1 písm. a) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel).

     Lze konstatovat, že předání osobních údajů pro účel provedení kontroly je možné bez souhlasu subjektu údajů, a to zcela v souladu s § 5 odst. 2 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů. Zde je stanoveno, že správce osobních údajů může údaje zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů, jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce. Právní povinnost správce je v tomto případě založena ustanovením § 10 odst. 2 zákona č. 255/2012 Sb., podle něhož jsou kontrolované osoby povinny vytvořit podmínky pro výkon kontroly, umožnit kontrolujícímu výkon jeho oprávnění stanovených tímto zákonem a poskytovat k tomu potřebnou součinnost.

     Všechny podklady, které budou v rámci kontroly vyžadovány, musejí být přiměřené účelu konkrétní kontroly, přičemž tento účel je určován zvláštními (hmotněprávními) předpisy, které zakládají jednotlivým subjektům právo ke kontrole jiného subjektu.

     Dalším zákonem upravujícím oblast kontroly je zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole). Ustanovení § 13 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb. uvádí, že vzájemné vztahy mezi kontrolními orgány a kontrolovanými osobami při výkonu veřejnosprávní kontroly na místě se řídí kontrolním řádem, nestanoví-li tento zákon jinak. Tedy i při výkonu kontroly podle tohoto zákona se postupuje výše popsaným způsobem. 

     Speciální úpravu obsahuje ustanovení § 13 odst. 2 zákona č. 320/2001 Sb., podle něhož zaměstnanci kontrolního orgánu při veřejnosprávní kontrole vykonávané na místě u právnické nebo fyzické osoby, která je žadatelem o veřejnou finanční podporu nebo jejím příjemcem, mohou používat kontrolní oprávnění podle tohoto zákona. Podle kontrolního řádu však pouze v rozsahu nezbytném ke splnění účelu této kontroly. Podle důvodové zprávy k návrhu zákona č. 320/2001 Sb. je účelem tohoto zákona „ověřovat, zda veřejné prostředky jsou využívány v souladu s právními předpisy, popř. v souladu se stanovenými pravidly, zda je s majetkem státu nakládáno hospodárně a zda je chráněn před negativními jevy“. Pro vymezení předmětu veřejnosprávní kontroly u příjemců veřejné finanční podpory bude rozhodující obsah rozhodnutí, smlouvy nebo dohody o poskytnutí veřejné finanční podpory. Nejdůležitější zjištění plynoucí z této kontroly by mělo spočívat v tom, zda veřejná finanční podpora byla použita skutečně na účel, na který byla poskytnuta, a zda byla použita v souladu s podmínkami obsaženými ve smlouvě nebo v rozhodnutí.

     Uvedené ustanovení § 13 odst. 2 zákona č. 320/2001 Sb. nebrání vyžadování a shromažďování dokladů obsahujících osobní údaje. Výslovně však potvrzuje obecnou zásadu týkající se práce s jakkoliv chráněnými či specificky využívanými údaji či materiály. Všechny podklady, které budou v rámci kontroly vyžadovány, musejí však být přiměřené cílům konkrétní kontroly a svým rozsahem by měly být zaměřeny na zodpovězení pouze takových otázek a problémů, které je nutno v rámci kontroly zjistit a prověřit.

     O finanční kontrole se zmiňuje také zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla). Podle ustanovení § 39 odst. 2 tohoto zákona ministerstvo financí, územní finanční orgány, správci kapitol a krajské úřady zajišťují kontrolu hospodaření s prostředky státního rozpočtu, jinými peněžními prostředky státu a prostředky Národního fondu podle zvláštního právního předpisu, kterým je zákon č. 320/2001 Sb. Podle ustanovení § 20 odst. 4 zákona č. 218/2000 Sb. správci kapitol, organizační složky státu, příspěvkové organizace, územní samosprávné celky, státní fondy a ostatní příjemci prostředků poskytnutých ze státního rozpočtu jsou povinni předkládat údaje potřebné pro průběžné hodnocení plnění státního rozpočtu. Podle odst. 5 citovaného paragrafu nesplnění povinnosti předložit údaje je důvodem, aby další poskytování rozpočtových prostředků bylo pozastaveno, a to až do splnění uvedené povinnosti.

     Shodně formulovaná oprávnění kontrolujících a na ně navazující povinnosti kontrolovaných subjektů obsahují i ustanovení § 21 a násl. zákona č. 166/1993 Sb., o Nejvyšším kontrolním úřadu.

     Kontrolní orgány mají podle § 9 zákona č. 255/2012 Sb. (obdobně dle § 22 odst. 2 zákona č. 166/1993 Sb.) nejen povinnost vydat potvrzení o zajištěných originálních podkladech, a pominou-li důvody jejich zajištění, neprodleně je vrátit a povinnost šetřit práva a oprávněné zájmy kontrolované osoby, povinné osoby a třetí osoby, ale také dle § 20 odst. 1 zákona č. 255/2012 Sb. povinnost zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděly v souvislosti s kontrolou nebo s úkony předcházejícími kontrole, a nezneužívat takto získaných informací.

     Je nutné upozornit na ustanovení § 11 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve kterém se uvádí, že informace, které povinný subjekt získal od třetí osoby při plnění úkolů v rámci kontrolní, dozorové, dohledové nebo obdobné činnosti prováděné na základě zvláštního právního předpisu, podle kterého se na ně vztahuje povinnost mlčenlivosti anebo jiný postup chránící je před zveřejněním nebo zneužitím, se neposkytují. Povinný subjekt poskytne pouze ty informace, které při plnění těchto úkolů vznikly jeho činností.

Závěr
Obavy z porušení mlčenlivosti nebo jiné povinnosti chránící získané údaje nezbavují kontrolovaný subjekt povinnosti poskytnout požadované informace a dokumenty v souladu s oprávněními, která kontrolním pracovníkům dává zákon.

     Při dodržování právních předpisů v průběhu kontroly nejen výše zmíněných zákonů, ale i předpisů hmotněprávních, upravujících oprávnění ke kontrole, se nedá automaticky vyvozovat, že dochází k porušování zákona o ochraně osobních údajů. K tomu by mohlo dojít v případě, že by kontrolní orgány osobní údaje dále zpracovávaly v rozporu s účelem (kontrola), pro který jim byly poskytnuty.