Úřad pro ochranu osobních údajů

březen 2012 (původně K problémům z praxe 4/2005), aktualizace únor 2014[1]

Odpověď na otázku, jakým povinnostem podléhají ubytovatelé z hlediska zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), zda a v jakém rozsahu mohou či musejí zpracovávat bez souhlasu ubytovaných hostů jejich osobní údaje, je třeba rozdělit na dvě části podle dvou kategorií subjektů údajů - cizinců a tuzemských hostů. U každé z těchto dvou kategorií fyzických osob je totiž nutno převážně vycházet z odlišné právní úpravy.

     Pokud jde o cizince, je povinnost evidovat jejich osobní údaje v domovní knize stanovena ubytovateli § 101 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o pobytu cizinců“). Rozsah údajů zapisovaných do domovní knihy je tímto ustanovením vymezen takto:

- jméno a příjmení ubytovaného cizince,

- den, měsíc a rok narození,

- státní občanství,

- číslo cestovního dokladu,

- počátek a konec ubytování.

     Domovní kniha je pro účely kontroly policií, podle § 101 odst. 2 tohoto zákona, vedena v písemné podobě, digitalizovaná podoba je pro účely kontroly vyloučena. Postupuje-li ubytovatel v souladu s těmito ustanoveními, provádí zpracování osobních údajů stanovené zvláštním zákonem, pro které není třeba souhlasu subjektu údajů a které nepodléhá oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů.

     Složitější je situace s evidencí tuzemských hostů ubytovacího zařízení. Povinnost vést ubytovací knihy s údaji tuzemských hostů v minulosti vycházela ze zákona č. 135/1982 Sb., o hlášení a evidenci pobytu občanů. Tento zákon však byl zrušen a nahrazen zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel). Zákon o evidenci obyvatel již neobsahuje údaj "přechodný pobyt" a také neukládá ubytovatelům povinnost vést pro české a některé další občany ubytovací knihy při jejich pobytu.

     Jak u tuzemských hostů, tak u cizinců však povinnost ubytovatele zpracovávat jejich osobní údaje vychází ze zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích (dále jen „zákon o místních poplatcích“), a to v případech, kdy ubytovatel vybírá pro obec poplatek za rekreační a lázeňský pobyt nebo sám platí poplatek z ubytovací kapacity.

     Upravit podrobnosti o zavedení a vybírání místních poplatků obecně závaznou vyhláškou je právem obce, stanoveným zákonem o místních poplatcích. Tento zákon stanoví, které místní poplatky může obec zavést. Takovými poplatky jsou i poplatek za lázeňský a rekreační pobyt podle § 1 písm. b) a poplatek z ubytovací kapacity podle § 1 písm. e) citovaného zákona o místních poplatcích. V § 3 tohoto zákona je pak stanoveno, které fyzické osoby poplatku za lázeňský a rekreační pobyt podléhají, které jsou od tohoto poplatku osvobozeny, a také to, že poplatek pro obec vybírá ubytovatel, kterým je fyzická nebo právnická osoba, která přechodné ubytování poskytla. V § 7 zákona o místních poplatcích je dále stanoveno, které ubytovací kapacity nepodléhají poplatku z ubytovací kapacity, vybíraného v lázeňských místech nebo místech soustředěného turistického ruchu.

Ubytovatel je podle § 3 odst. 4 zákona o místních poplatcích povinen vést v písemné podobě evidenční knihu, do které zapisuje:

- dobu ubytování,

- účel pobytu,

- jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a

- číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které ubytování poskytl.

     Zápisy do evidenční knihy musejí být vedeny přehledně a srozumitelně. Tyto zápisy musejí být uspořádány postupně z časového hlediska. Evidenční knihu ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. Zpracování osobních údajů v evidenční knize se řídí zvláštním právním předpisem, kterým je zákon o ochraně osobních údajů.

     Citovaným ustanovením stanovený údaj o účelu pobytu je přitom nutné při zápisu do evidenční knihy formulovat pouze tak, jak vyplývá z ustanovení § 3 odst. 1 zákona o místních poplatcích: „Poplatek za lázeňský nebo rekreační pobyt platí fyzické osoby, které přechodně a za úplatu pobývají v lázeňských místech a v místech soustředěného turistického ruchu za účelem léčení nebo rekreace, pokud tyto osoby neprokáží jiný důvod svého pobytu.“

     Osoby, které mají jiný důvod pobytu (např. služební cesta), poplatek neplatí, a uvedení tohoto jiného účelu, je tedy v jejich zájmu. U osob, které poplatek platí, je možné uvádět pouze zákonem stanovený účel „léčení nebo rekreace“. Takto formulovaný účel by měl být zaznamenán u všech plátců poplatku, bez dalšího rozlišení, zda jde o „léčení“ nebo „rekreaci“. Samotný údaj „léčení“ ve spojení se zdravotní specializací lázeňského místa by v některých případech mohl být citlivým údajem vypovídajícím o zdravotním stavu ubytovaného. Zpracování tohoto citlivého údaje zákonem o místních poplatcích výslovně stanoveno není a vzhledem k jednotné sazbě za lázeňský i rekreační pobyt podle § 3 odst. 5 zákona o místních poplatcích ani není nutné.

     Jakékoliv konkrétnější stanovení účelu pobytu v evidenční knize neodpovídá účelu stanovenému zákonem o místních poplatcích, a je tak v rozporu s ustanovením § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů.

     Údaje, které zákonem o místních poplatcích stanoveny nejsou, tedy datum narození a rodné číslo ubytovaného, ubytovatel ani obecní úřad vyžadovat pro zápis do knihy nemůže. Podle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, může obec požadovat rodné číslo plátce poplatku. Tím však není ubytovaný, ale podle § 3 odst. 3 zákona o místních poplatcích fyzická nebo právnická osoba, která přechodné ubytování poskytla. Může tedy být požadováno pouze rodné číslo ubytovatele, který je fyzickou osobou.

     Ubytovatel je povinen vést evidenční knihu i u poplatku z ubytovací kapacity podle § 7 zákona o místních poplatcích, obdobně jako u poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt, s výjimkou údaje o účelu pobytu.

     I v místech, kde poplatek podle zákona o místních poplatcích vybírán není, je však identifikace objednatele služby - fyzické osoby nezbytná pro uzavření a plnění smlouvy o ubytování podle §§ 2326 - 2331 Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012  Sb.). K identifikaci s přihlédnutím k dikci § 3019 Občanského zákoníku v tomto případě postačují údaje v rozsahu: jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu a datum narození. Současně lze v této souvislosti zpracovávat také údaje o datu zahájení a ukončení pobytu, částce za ubytování a služby s ubytováním spojené, ve smyslu § 2326 Občanského zákoníku. Uvedené osobní údaje je možné zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů podle § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů jako údaje nezbytné pro plnění smlouvy o ubytování a také s ohledem na ochranu práv ubytovatele ve smyslu § 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů. V případě, že je na základě smlouvy s objednatelem ubytování a služeb s ním spojených ubytováno více osob, které neplatí poplatek podle zákona o místních poplatcích, postačuje zpracování osobních údajů pouze objednatele – fyzické osoby a počet dalších ubytovaných osob. Je-li objednatelem každá z těchto osob individuálně, poskytují výše uvedené identifikační údaje všechny ubytované osoby.

Závěr

Z hlediska zákona o ochraně osobních údajů je ubytovatel správcem osobních údajů, na kterého se vztahuje řada povinností, které obsahuje zejména ustanovení § 5 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů. Vedle toho je pro plnění některých povinností ubytovatele možné aplikovat liberační ustanovení. Například pro plnění oznamovací povinnosti podle § 16, lze aplikovat liberační ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, a to proto, že zpracování osobních údajů je ubytovateli uloženo jako zákonná povinnost podle § 3 odst. 4 resp. § 7 odst. 3 zákona o místních poplatcích, resp. § 101 zákona o pobytu cizinců, nebo je v nezbytném rozsahu třeba k uplatnění práv vyplývajících ze zákonných ustanovení o smlouvě o ubytování. Zpracování osobních údajů v těchto evidenčních knihách dále nepodléhá ani požadavku § 5 odst. 2, že lze osobní údaje zpracovávat pouze se souhlasem subjektu údajů, a to proto, že se pro oprávnění správce aplikuje výjimka obsažená v ustanovení § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů. Naopak však správce vždy musí dodržet informační povinnost vůči subjektu údajů, kterou má podle § 11 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů.

     Je však třeba současně zdůraznit, že přiřazování jakýchkoli dalších osobních údajů nad uvedený rozsah či jejich zpracování k jiným účelům, než ke kterým byly údaje shromážděny, tedy účelům nezbytným pro plnění povinností a uplatnění práv ubytovatele, a to jak v případě cizinců, tak tuzemských hostů, způsobuje, že evidence ubytovaných osob podléhá povinnosti získat souhlas subjektu údajů i oznamovací povinnosti.