Úřad pro ochranu osobních údajů


International


Vyhledávání

 

GDPR telefonní linka

Základní odkazy


Cesta: Titulní stránka

 

Vyjádření Úřadu k otázce uchovávání kopií pracovních smluv na pracovištích

 

 
 

Úřad pro ochranu osobních údajů považuje na základě veřejně dostupných informací (zejména Metodický pokyn generálního inspektora Státního úřadu inspekce práce č. 01/2012) a některých dotazů za potřebné se vyjádřit k otázce zabezpečení osobních údajů v souvislosti s plněním povinnosti zaměstnavatele podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti.

Podle tohoto ustanovení je zaměstnavatel povinen mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a dále kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (§ 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb.). Za pracoviště se podle § 133 zákona č. 435/2004 Sb. považují místa určená a obvyklá pro výkon činnosti kontrolované osoby. Za činnost kontrolované osoby se považuje zajištění výroby nebo poskytování služeb a obdobná činnost podle zvláštních právních předpisů.

Z uvedených právních předpisů tedy vyplývá povinnost zaměstnavatele uchovávat na pracovištích kopie dokladů obsahujících osobní údaje zaměstnanců, přičemž pracovišti mohou být i místa, na kterých bude složitější tyto osobní údaje řádně zabezpečit.

Podle § 13 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, je každý správce osobních údajů (tedy i zaměstnavatel ve vztahu k osobním údajům svých zaměstnanců) povinen přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.

Dle názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů jsou tedy zákonem č. 435/2004 Sb. a zákonem č. 101/2000 Sb. zaměstnavatelům stanoveny dvě povinnosti, které musí být splněny současně. Zaměstnavatel je povinen na pracovišti uchovávat kopie výslovně stanovených dokladů a zároveň je povinen přijmout taková opatření (vytvořit takové podmínky), které zabezpečí osobní údaje uvedené v těchto dokladech před neoprávněným či nahodilým přístupem třetích osob. Zaměstnavatel je tedy povinen vytvořit podmínky pro řádné zabezpečení osobních údajů v pracovněprávních a ostatních dokladech bez ohledu na náklady s tímto spojené. V případě, kdyby došlo k odcizení nosičů osobních údajů (tedy kopií smluv, které zaměstnavatel uchovává na základě povinnosti podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb.), nezbavuje jej tato právní povinnost odpovědnosti za porušení povinnosti podle § 13 zákona č. 101/2000 Sb. a tedy za případný správní delikt podle tohoto zákona. Úřad pro ochranu osobních údajů by poté posuzoval konkrétní přijatá opatření pouze jako možný důvod pro liberaci zaměstnavatele ze správního deliktu podle § 46 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb.

Vzhledem k tomu, že zákon nepředepisuje formu kopie dokladů podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb., lze z hlediska zajištění bezpečnosti osobních údajů doporučit, zejména na „dočasných“ pracovištích jako je staveniště apod., uchování dokladů s osobními údaji v elektronické podobě (na CD, flash disku, v počítači nebo notebooku apod.), to za podmínky, že elektronická data budou řádně zabezpečena heslem a šifrováním, aby v případě odcizení jejich nosiče nemohlo dojít k přístupu neoprávněné osoby k osobním údajům. Tímto způsobem lze současně zajistit, že k osobním údajům v pracovněprávních dokladech budou mít přístup pouze ti zaměstnanci zaměstnavatele, kteří jsou k tomu s ohledem na svoje pracovní zařazení oprávněni (tj. zejména příslušní vedoucí pracovníci). Uvedené také umožní splnit povinnost poskytnout inspektorovi kopie požadovaných dokladů podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb. i v době nepřítomnosti osoby oprávněné k přístupu k osobním údajům na pracovišti, která může dodatečně předaný soubor rozšifrovat.

Jelikož § 136 zákona č. 435/2004 Sb. požaduje uchování kopií dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a kopií dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (bez bližšího určení), není v rozporu se zákonem č. 101/2000 Sb., pokud jsou tyto kopie na pracovišti uloženy v plném znění, tj. včetně všech informací v nich uvedených a není z hlediska zákona č. 101/2000 Sb. nutné v nich některé osobní údaje začerňovat (výše mzdy apod.). Musí být ovšem vždy zajištěno, jak bylo výše uvedeno, že osobní údaje v těchto dokladech uvedené, budou zabezpečeny nejen před třetími osobami (tj. před krádeží), ale i před ostatními zaměstnanci, kteří nejsou oprávněni se s nimi seznamovat. 

 
Zodpovídá: PhDr. David Pavlát
Vytvořeno / změněno: 30.5.2012 / 30.5.2012

 
 
 

Nacházíte se v módu "Bez grafiky", takže vidíte tuto stránku bez zdobné grafiky a pokročilého formátování. Pokud váš prohlížeč podporuje CSS2, můžete se přepnout do grafického módu.


Copyright © 2013 Úřad pro ochranu osobních údajů. Všechna práva vyhrazena.
web & design , redakční systém