Úřad pro ochranu osobních údajů


International


Vyhledávání

 

Základní odkazy


Cesta: Titulní stránka > Hlavní menu > Registr > K problémům z praxe > Zpracování osobních údajů zaměstnanců ve vztahu k oznamovací povinnosti správce podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů

 

Zpracování osobních údajů zaměstnanců ve vztahu k oznamovací povinnosti správce podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů

 
 
 

Ze strany zaměstnavatelů je velmi často podáváno na Úřad pro ochranu osobních údajů oznámení o zpracování osobních údajů prováděné v rámci personální a mzdové agendy. Mnoho zaměstnavatelů se domnívá, že pro takové zpracování je nutné plnit oznamovací povinnost podle § 16 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Pro plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatele – správce lze uvést následující:

Uzavřením pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, vzniká pracovněprávní vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. V důsledku toho dochází ke zpracování osobních údajů zaměstnanců zaměstnavatelem (např. v rámci osobního spisu zaměstnance, který obsahuje pracovní smlouvu, platové výměry, doklady o vzdělání apod.). Tyto osobní údaje slouží pro zpracování výstupů v oblasti mzdové, daňové, důchodového, nemocenského a zdravotního pojištění. K zákonům, které zaměstnavateli ukládají povinnost zpracovávat osobní údaje, patří např. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (§ 38j); zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (§ 10); zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnavateli tak vzniká zákonná povinnost provádět zpracování osobních údajů zaměstnanců nezbytné pro dodržení jeho právních povinností uložených zvláštními zákony.

Podle ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů se oznamovací povinnost dle § 16 tohoto zákona nevztahuje na zpracování osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. Na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci sjednávání pracovního vztahu a dále při zpracování personální a mzdové agendy se tudíž vztahuje výjimka z oznamovací povinnosti podle citovaného ustanovení zákona. Je však nutné zdůraznit, že absence oznamovací povinnosti nezbavuje zaměstnavatele ostatních povinností při zpracování osobních údajů, stanovených zákonem o ochraně osobních údajů.

K častému nedorozumění dochází při zpracování „citlivých osobních údajů“ zaměstnanců.

Někteří zaměstnavatelé se domnívají, že zpracovávají citlivé osobní údaje o zdravotním stavu zaměstnanců. Potvrzení lékaře nebo zdravotnického zařízení (např. ze vstupní nebo preventivní lékařské prohlídky) o tom, zda pracovník je nebo není schopen vykonávat svoji práci, ještě není citlivým údajem o zdravotním stavu ve smyslu § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů. Citlivé osobní údaje o zdravotním stavu zaměstnanců je tak oprávněn zpracovávat např. pouze smluvní závodní lékař, nikoliv ovšem zaměstnavatel. Výjimkou může být případ zaměstnání zaměstnanců se změněnou pracovní schopností. V tomto případě vyplývají povinnosti zaměstnavatelů související se zaměstnáváním zaměstnanců se zdravotním postižením ze zvláštních právních předpisů [zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (§ 67, § 80, § 81); zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (§ 237). I v uvedených případech zpracování citlivých osobních údajů nenastává oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů.

V případě, že zaměstnavatel vyžaduje od svých zaměstnanců předložení výpisu z rejstříku trestů pro ověření způsobilosti pro výkon určitého zaměstnání v souladu s příslušným ustanovením zákona č.262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, není rovněž nutné plnit oznamovací povinnost. Výpis z rejstříku trestů, který dokládá beztrestnost, není citlivým osobním údajem „odsouzení za trestný čin“ ve smyslu § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů.

Zpracovávání citlivých osobních údajů o národnosti, resp. státní příslušnosti zaměstnanců – v souvislosti s integrací zemí střední Evropy do Evropské unie, která s sebou přinesla i propojení pracovních trhů, se stala aktuální problematika zaměstnávání cizích státních příslušníků. Cizím státním příslušníkům, kteří na území naší republiky dlouhodobě pobývají (většinou z pracovních důvodů), je dle § 117a zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, vydáván průkaz o povolení k pobytu. V tomto dokladu, kterým cizinci prokazují svoji totožnost, je uveden také údaj o státní příslušnosti, nikoliv tedy citlivý osobní údaj o národnostním původu, který zaměstnavatelé často mylně od cizince vyžadují, přitom však takový údaj k žádnému zákonnému účelu zpracovávat nepotřebují. Naopak informaci o státní příslušnosti potřebuje mít zaměstnavatel k dispozici, aby mohl plnit další povinnosti, které mu ukládají zvláštní zákony (např. odvod pojistného za zaměstnance dle § 5 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů; vedení evidence o zaměstnancích pro účely nemocenského pojištění dle § 95 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů apod.). I v tomto případě nedochází k oznamovací povinnost, neboť je nutno aplikovat liberační ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů.

Závěr

Pokud zaměstnavatel zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců pouze za účelem vedení personální a mzdové agendy pro dodržení jeho právních povinností uložených zvláštními zákony, nemusí plnit oznamovací povinnost podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů. Oznamovací povinnost podle § 16 tohoto zákona se na zaměstnavatele vztahuje pouze v tom případě, že zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců i pro jiné účely, než je mu uloženo zvláštními zákony.

 

Kontext

Umístění: Složky dokumentů > Mapa stránek > Hlavní menu > Registr > K problémům z praxe > Zpracování osobních údajů zaměstnanců ve vztahu k oznamovací povinnosti správce podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů

Zobrazit aktuální dokumenty | archiv dokumentů | dokumenty včetně archivu

 
 

Nacházíte se v módu "Bez grafiky", takže vidíte tuto stránku bez zdobné grafiky a pokročilého formátování. Pokud váš prohlížeč podporuje CSS2, můžete se přepnout do grafického módu.


Copyright © 2013 Úřad pro ochranu osobních údajů. Všechna práva vyhrazena.
web & design , redakční systém